Deutsche Bundesgesetze und -verordnungen

Verordnung über die Führung der Personalakten der Soldaten und der ehemaligen Soldaten (SPersAV)

Ausfertigungsdatum

1995-08-31

Fundstelle

BGBl I: 1995, 1159

Zuletzt geändert durch

Art. 7 G v. 15.3.2012 I 462

Eingangsformel

Auf Grund des § 29 Abs. 9 und des § 72 Abs. 2 Nr. 3 des Soldatengesetzes, die durch Artikel 5 Nr. 3 des Gesetzes vom 11. Juni 1992 (BGBl. I S. 1030) eingefügt worden sind, verordnet das Bundesministerium der Verteidigung:

§ 1

Diese Verordnung regelt gemäß § 29 Abs. 9 des Soldatengesetzes und in Anlehnung an §§ 106 bis 114 des Bundesbeamtengesetzes Einzelheiten zum Personalaktenrecht der Soldaten. Sie gilt für die Personalakten der Bewerber für das Dienstverhältnis eines Berufssoldaten oder Soldaten auf Zeit, der Soldaten sowie der ehemaligen Soldaten.

§ 2

(1) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Dienststelle geführt werden.

(2) Nebenakten dürfen nur geführt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung im Rahmen der Personalführung und Personalbearbeitung sowie der Personalwirtschaft der dafür zuständigen Dienststelle des Soldaten erforderlich ist. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, die auch in der Grundakte oder in den Teilakten enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Dienststelle erforderlich ist.

(3) In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(4) Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden, und nimmt dies in das Verzeichnis nach Absatz 3 auf.

(5) Akten der Beschädigtenversorgung nach dem Soldatenversorgungsgesetz sind Sachakten, die nicht zu den Personalakten gehören.

§ 3

Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der personalbearbeitenden Stelle getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.

§ 4

(1) Die Gesundheitsunterlagen der Soldaten und ehemaligen Soldaten dienen der personenbezogenen Dokumentation ärztlicher Aufzeichnungen über Untersuchung, Behandlung und Begutachtung. Sie sind während des Wehrdienstverhältnisses stets als Teilakte zu führen und von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren.

(2) Während des Wehrdienstverhältnisses sind die Gesundheitsunterlagen vom zuständigen Truppenarzt zu führen. Zugang darf nur das fachlich zuständige Sanitätspersonal und das diesem fachaufsichtlich vorgesetzte Sanitätspersonal im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung haben.

(3) Über die Ergebnisse truppenärztlicher Untersuchungen zur Feststellung der Verwendungs- oder Dienstfähigkeit, einschließlich der aus diesem Anlaß durchgeführten fachärztlichen Zusatzuntersuchungen, hat der die personalbearbeitende Stelle beratende Arzt in dem Maße Auskunft zu erteilen, wie es für die von dieser Stelle zu treffende Entscheidung erforderlich ist. Entsprechendes gilt für ärztliche Dienstfähigkeits- und Tauglichkeitsbeurteilungen durch das Kreiswehrersatzamt.

(4) Unterlagen über Beihilfen für Soldaten sind als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie wird in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet. Zugang sollen nur Beschäftigte der für die Bearbeitung zuständigen Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur genutzt oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 5 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.

(5) Abweichend von Absatz 4 Satz 5 dürfen personenbezogene Daten aus der Beihilfeakte auch ohne Einwilligung der Betroffenen genutzt oder an eine andere Behörde weitergegeben werden, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Besoldung oder Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung erforderlich sind. Dies gilt auch für Daten aus der Besoldungsakte und der Versorgungsakte, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Beihilfe erforderlich sind.

(6) Die Beihilfebearbeitung und die Führung der Beihilfeakte können mit Zustimmung des Bundesministeriums der Verteidigung auf eine andere Stelle des Bundes übertragen werden. Dieser Stelle dürfen personenbezogene Daten, einschließlich Gesundheitsangaben, übermittelt werden, soweit deren Kenntnis für die Beihilfebearbeitung erforderlich ist. Die Absätze 4 und 5 finden für diese Stelle Anwendung.

§ 5

(1) Mit der Beendigung des Dienstverhältnisses sind die Personalakten den dienstleistungsüberwachenden und wehrüberwachenden Kreiswehrersatzämtern zuzuleiten. Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezüge, sind die Personalakten zunächst an die zuständige Wehrbereichsverwaltung abzugeben. Die Personalakten ausscheidender Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung. Teilakten können ihrer Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden. Die Personalakten unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein Zivildienstverhältnis dem Bundesamt für den Zivildienst zuzusenden.

(2) Die Personalakten - Teilakten nur soweit nicht andere Aufbewahrungsfristen gelten - sind für folgende Zeiträume aufzubewahren:

1. für Berufssoldaten nach Beendigung des Dienstverhältnisses bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 70. Lebensjahr vollendet haben,

2. für die übrigen Angehörigen der Reserve bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 65. Lebensjahr vollendet haben,

3. für frühere Soldaten, die nicht mehr dienstfähig oder, soweit keine Dienstleistung nach dem Soldatengesetz in Betracht kommt, nicht mehr wehrdienstfähig sind, vom Wehrdienst ausgeschlossen oder befreit worden sind, aus anderen als aus Altersgründen aus der Dienstleistungspflicht oder der Wehrpflicht ausscheiden oder verstorben sind, bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Eintritt des Ereignisses.

(3) Unterlagen zu Anträgen auf Gewährung von Nebengebührnissen wie Beihilfen, Reisekosten oder Trennungsgeld sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen ist, zu vernichten. Für zahlungsbegründende Unterlagen nach Satz 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Soweit diesen Anträgen Unterlagen beigefügt wurden, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind diese zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt wurden, nicht mehr benötigt werden; als Zweck, zu dem die Unterlagen vorgelegt sind, gelten auch Verfahren, mit denen Rabatte oder Erstattungen geltend gemacht werden. Die Gesundheitsunterlagen sind bis zum Ablauf des 90. Lebensjahres des Soldaten aufzubewahren und danach zu vernichten. Nach Ablauf der Dienstzeit werden die Teile der Gesundheitsunterlagen, deren Inhalte die Verwendungs- oder Dienstfähigkeit oder die Tauglichkeit bestimmen, als Arztsache der übrigen Personalakte zugeführt. Sie können nach Ende der Wehrüberwachung zentral beim Institut für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen aufbewahrt werden.

(4) Die Besoldungs- und Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Zahlung geleistet worden ist; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(5) Personenbezogene Daten über psychologische Untersuchungen und Tests, die zur Überprüfung der getroffenen psychologischen Eignungsfeststellungen gespeichert bzw. aufbewahrt werden, sind zu löschen oder zu vernichten, wenn ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber nach zehn Jahren. Ausnahmen gelten insbesondere für fliegendes Personal, Flugsicherungspersonal oder Kampftaucher; in diesen Fällen verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. die Frist verlängert sich weiter, wenn Grund zu der Annahme besteht, daß durch die Löschung oder Vernichtung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.

(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Personalakten dem Bundesarchiv-Militärarchiv zur Übernahme anzubieten. Personalakten, die nicht archiviert werden, sind zu vernichten, sofern nicht nach anderen Bestimmungen eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.

§ 6

Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Soldaten nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch Einleitung eines weiteren Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder als falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen. Die Auskunft aus dem Bundeszentralregister über ehemalige Soldaten ist zu vernichten, wenn der damit beabsichtigte Zweck erfüllt ist.

§ 7

(1) Personalakten dürfen nur für Zwecke der Personalführung, der Personalbearbeitung oder der Personalwirtschaft automatisiert verarbeitet werden. Ihre Übermittlung ist, soweit keine andere Rechtsvorschrift dies gestattet, nur nach Maßgabe des § 29 Abs. 3 und 4 des Soldatengesetzes und dieser Verordnung zulässig. Die Löschungsfristen richten sich nach § 5.

(2) Personalaktendaten im Sinne des § 4 Abs. 1 und 4 in Gesundheitsunterlagen und Beihilfeakten dürfen nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt und in dem jeweiligen Dienst automatisiert verarbeitet werden. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend.

(3) Entscheidungen im Rahmen des Wehrdienstverhältnisses dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestützt werden, die der Bewertung einzelner Persönlichkeitsmerkmale dienen.

(4) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der über ihn gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er in derselben Weise zu benachrichtigen. Die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren sind zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verwendungszwecks sowie der regelmäßigen Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung allgemein bekanntzugeben.

§ 8

(1) Einsicht in die Personalakten wird grundsätzlich nur bei einer Dienststelle der Bundeswehr gewährt. Die personalaktenführende Dienststelle bestimmt diese im Einzelfall. Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke dürfen gefertigt werden, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Hinderungsgrund kann insbesondere ein besonderes Vertraulichkeitsbedürfnis hinsichtlich einzelner dienstlicher Vorgänge oder darin enthaltener Daten Dritter sein. Dem Soldaten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.

(2) Auskünfte aus den Personalakten dürfen an Dritte, soweit nicht gesonderte Rechtsvorschriften einen entsprechenden Anspruch gewähren, nur unter den Voraussetzungen des § 29 Abs. 3 des Soldatengesetzes erteilt werden. Einsichtnahme in oder Auskunft aus Gesundheitsunterlagen darf Bevollmächtigten nur auf Grund ausdrücklicher Vollmacht des Soldaten gewährt werden. Entsprechendes gilt für Beihilfeakten mit der Maßgabe, daß auch die Einwilligung des bei der Beihilfegewährung berücksichtigten Angehörigen erforderlich ist.

§ 9

Personenbezogene medizinische Daten, die im Rahmen der unentgeltlichen truppenärztlichen Versorgung in zivilen medizinischen Einrichtungen oder von zivilen Ärzten erhoben werden, dürfen dem Truppenarzt und der Zahlung leistenden Stelle offenbart werden, soweit dies insbesondere zur Beurteilung der Verwendungs- oder Dienstfähigkeit des Soldaten oder zur Kostenabrechnung erforderlich ist.

§ 10

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.

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